Praca wirtualnej asystentki to nie tylko odpisywanie na e-maile czy wykonywanie zadań administracyjnych. Taka osoba może pomóc w wielu specjalistycznych sprawach, a ceny za tego rodzaju usługi są w zasięgu ręki nawet dla małych przedsiębiorców. Jak wygląda współpraca z wirtualną asystentką? Na to pytanie odpowiemy razem z Dorotą Mroczek, byłą wirtualną asystentką, która obecnie szkoli początkujących w tej branży.
Prowadzisz kursy dla wirtualnych asystentek. Jak sądzisz, jakie osoby wybierają ten zawód i dlaczego?
Kiedy zaczynałam, wirtualną asystę wybierało wiele kobiet będących matkami, ponieważ ten zawód oferuje elastyczność czasu pracy, co pozwala im łączyć życie zawodowe z życiem prywatnym oraz wychowywaniem dziecka. Zauważyłam jednak, że coraz częściej ten zawód jest traktowany jako sposób na dorobienie do pensji.
Jakie cechy powinna posiadać idealna wirtualna asystentka?
Na pewno powinna być terminowa i umieć dobrze organizować pracę. Rzadko zdarza się, że ma się tylko jednego klienta – raczej wybieramy ten zawód właśnie po to, aby móc pracować jednocześnie z wieloma osobami. Jeżeli masz czterech, pięciu klientów, musisz umieć dobrze zorganizować pracę i ją rozplanować. Jako wirtualna asystentka sama zarządzasz zadaniami, swoim dniem i terminami, więc dokładność, terminowość i dobra organizacja czasu są bardzo ważne. Istotna jest też poufność, ponieważ klienci przekazują nam swoje dane, dane firmy, dane jej klientów oraz strategie firmy. Zdarza się, że współpracujemy z dwoma konkurencyjnymi klientami, którzy nawet o tym nie wiedzą. Nie możemy przekazywać tych danych dalej ani wynosić ich od jednego klienta do drugiego.
Praca ta wymaga ciągłego uczenia się, nieustannego podnoszenia swoich kompetencji i podążania za trendami. Półtora roku temu w Polsce rolek nie było, a cały zeszły rok to był boom na nie, więc klienci wymagali tej umiejętności. Osoby, które się tego nie uczyły, nie otrzymywały zleceń. Podążanie za trendami i chęć stałego uczenia się to bardzo ważne cechy idealnej wirtualnej asystentki.
Z jakimi wyzwaniami mierzy się wirtualna asystentka, która jest mamą?
Przez długi czas ukrywałam fakt, że mam małe dziecko, obawiając się, że to zniechęci ludzi do współpracy ze mną. Martwiłam się, że będą przekonani, że dziecko będzie chorować, przez co nie wywiążę się z terminów. Starałam się na wszelkie sposoby tego uniknąć – gdy moje dziecko było chore, wstawałam o 4:30 rano i pracowałam do jego pobudki, potem w ciągu dnia godzinę czy dwie, gdy spał, a resztę nadrabiałam wieczorami i w weekendy.
W końcu zrozumiałam, że lepiej być szczerym i zaczęłam mówić o tym, że mam dziecko. Przyznałam, że mogą zdarzyć się sytuacje, gdy będzie ono chore i chociaż nie będę dostępna tak jak zwykle w ciągu dnia, to nadal wywiążę się ze swojej pracy, ale z samego rana lub wieczorem, na przykład z jednodniowym opóźnieniem. Uświadamiałam klientów o potencjalnych problemach, aby byli świadomi, że taka sytuacja może wystąpić.
Jak klienci reagowali, gdy mówiłaś im, że pracujesz w domu mając dziecko?
Reakcje były pozytywne, co mnie zaskoczyło. Większość moich klientek to były właśnie kobiety, często z dziećmi, a niektóre z nich to samotne mamy. One jak najbardziej mnie rozumiały i podziwiały za opiekę nad dzieckiem oraz zaangażowanie w pracę na szeroką skalę. Byłam aktywna w mediach społecznościowych, wydawałam swoje produkty cyfrowe, uczestniczyłam w live’ach i wywiadach. Moje klientki podziwiały mnie za dobrą organizację i umiejętność godzenia obowiązków zawodowych z życiem prywatnym.
Spotkałam się z tak pozytywnym odbiorem, że potem żałowałam, że tak długo to ukrywałam i męczyłam się, pracując wcześnie rano oraz wieczorami. Myślę, że pandemia uświadomiła ludziom, jak trudno jest pracować z domu. Moja siostra, która pracowała w domu z dziećmi, tęskniła za normalnymi warunkami pracy, ciszą i spokojem, ponieważ pracowanie przy dzieciach wcale nie jest łatwe.
Czy wirtualna asystentka oprócz spraw firmowych może ogarniać również te prywatne?
Tak, wirtualna asystentka może także zajmować się sprawami prywatnymi, takimi jak zamawianie biletów, rezerwowanie hoteli, zamawianie jedzenia do domu, umawianie wizyt lekarskich czy poszukiwanie prezentów. Istnieją osoby, które oferują takie usługi. Mi zdarzało się zamawiać karty podarunkowe dla pracowników czy przygotowywać listę zakupów na podstawie jadłospisu od dietetyka dla jednej z klientek. Coraz częściej można spotkać ogłoszenia dotyczące pomocy w „sprawach prywatnych”, na przykład obcokrajowiec przyjeżdża do Polski i nie wie, jak się tutaj odnaleźć czy załatwić różne sprawy, dlatego szuka osoby znającej angielski, która pomoże mu w codziennych obowiązkach.
Na co zwrócić uwagę, gdy szukamy wirtualnej asystentki?
Gdy szukamy wirtualnej asystentki, warto zwrócić uwagę na:
– Opinie o asystentce na jej stronie internetowej lub fanpage’u.
– Wygląd jej strony internetowej oraz portfolio.
– Styl pracy asystentki (np. w tworzeniu stron, grafik, czy tekstów).
– Czy asystentka pracuje na pełen etat czy tylko dorabia do etatu (szczególnie ważne, gdy oczekujemy konkretnej dyspozycyjności w ciągu dnia).
– Sposób wystawiania faktur (jeżeli ważne jest dla nas, czy będzie to faktura z VAT czy bez VAT).
– Aktywność w mediach społecznościowych oraz zgodność z naszymi wartościami.
– Dobrą komunikację i relację partnerską.
Należy pamiętać, że wirtualna asystentka nie jest naszym pracownikiem, lecz partnerem współpracującym z wieloma klientami i prowadzącym własną markę. Również warto zwrócić uwagę na stawki. Należy poszukiwać asystentki w ramach swojego budżetu, jednak warto być otwartym na kandydatów z nieco wyższymi stawkami. Czasami opłaca się zapłacić więcej za kompetentną osobę, która szybko i sprawnie wykona zadanie, zamiast kogoś, kto będzie potrzebował więcej czasu oraz poprawek.
Jak zweryfikować umiejętności lub cechy wirtualnej asystentki?
Można to zrobić np. poprzez:
– Sprawdzenie jej miejsca w sieci, takie jak strona www, portfolio czy profile w mediach społecznościowych, aby ocenić doświadczenie i umiejętności związane z konkretnymi zadaniami.
– Zlecenie zadania próbnego, które powinno być krótkie (nie dłuższe niż 15 minut) i pozwoli ocenić styl pracy asystentki, np. jej styl pisania, graficzny czy sposób przygotowania researchu.
– Umówienie się na rozmowę wstępną, gdzie można dopytać o istotne dla nas rzeczy i sprawdzić, czy asystentka zna się na danym temacie. W trakcie rozmowy można także ocenić jej komunikatywność, kreatywność i zdolność do rozwiązywania problemów.
– Poproszenie o referencje od poprzednich klientów, aby dowiedzieć się, jak asystentka pracowała z innymi osobami i czy spełniała ich oczekiwania.
Należy pamiętać, że rozmowa wstępna i zadanie próbne to również okazja, aby ocenić, czy asystentka jest kompatybilna z naszymi wartościami i stylem pracy.
Jakie pytania powinniśmy zadać podczas rozmowy wstępnej z wirtualną asystentką?
Podam Ci kilka przykładowych pytań, jakie warto zadać podczas takiej rozmowy:
– W jakich godzinach pracuje dana osoba?
– Jakie programy stosuje w pracy?
– Jakie zadania wykonuje najlepiej i z przyjemnością?
– Jaka jest stawka za usługi i jak wygląda rozliczenie (godzinowe czy za projekt)?
– Jak asystentka mierzy czas pracy i jak wyglądają jej raporty pracy?
– Co dzieje się z niewykorzystanym pakietem godzin?
– Jak wygląda kwestia umowy, czy jest po stronie asystentki czy klienta?
– Jak będzie wyglądać komunikacja między klientem a asystentką?
– Od kiedy asystentka może rozpocząć współpracę?
– Jak ma wyglądać procedura rozpoczęcia współpracy?
Zarówno klient, jak i wirtualna asystentka muszą być zadowoleni ze współpracy. Dlatego warto uściślić wszystkie kwestie na etapie rozmowy wstępnej, aby uniknąć nieporozumień w przyszłości.
Jakie wykształcenie mają zazwyczaj wirtualne asystentki? Czy powinniśmy szukać takiej osoby, która ma wiedzę z potrzebnych nam dziedzin?
Wirtualne asystentki mają różnorodne wykształcenie i doświadczenie, ale najlepiej szukać osoby, która posiada wiedzę z potrzebnych nam dziedzin. Jeśli asystentka ma doświadczenie w konkretnej branży, łatwiej jej będzie zrozumieć nasze problemy.
Warto szukać „pokrewnych dusz„, czyli osób o zgodnych zainteresowaniach i doświadczeniu. Flow, czyli zgodność zainteresowań i łatwość współpracy, jest istotne przy wyborze odpowiedniej wirtualnej asystentki.
Jakie zadania dietetyk może zlecić wirtualnej asystentce?
Dietetyk może zlecić wirtualnej asystentce wiele zadań związanych z budowaniem swojej marki online oraz zarządzaniem codziennymi obowiązkami. Oto niektóre z nich:
– Zarządzanie mediami społecznościowymi: ułożenie strategii, przygotowanie grafik, postów i stories, prowadzenie grup na Facebooku, odpowiadanie na komentarze.
– Organizacja webinarów: przygotowanie prezentacji, wsparcie techniczne, moderacja, przygotowanie materiałów do pobrania, kampanie mailingowe, landing page.
– Przygotowanie produktów cyfrowych: e-booki, kalendarze, jadłospisy do pobrania w sklepie.
– Obsługa strony internetowej: tworzenie lub aktualizacja strony, dodawanie wpisów na bloga.
– Prowadzenie kanału YouTube: montaż filmów, dodawanie opisów, odpowiadanie na komentarze.
– Zarządzanie wizytami: umawianie, odwoływanie, przekładanie wizyt, kontakt z klientami.
– Zarządzanie newsletterem: tworzenie i wysyłanie wiadomości, zarządzanie listą subskrybentów.
– Wsparcie w tworzeniu materiałów promocyjnych i edukacyjnych.
– Bieżące wsparcie administracyjne: zarządzanie korespondencją, organizacja spotkań i wydarzeń, zarządzanie dokumentacją.
Lista zadań, które może wykonywać wirtualna asystentka jest bardzo szeroka i zależy od indywidualnych potrzeb dietetyka. Współpraca z asystentką może pomóc dietetykowi skupić się na swojej głównej pracy, czyli udzielaniu porad żywieniowych, a jednocześnie rozwijać swoją markę i obecność online.
Czy powinniśmy podpisać umowę z wirtualną asystentką? Jeśli tak, co powinno znaleźć się w umowie?
Zdecydowanie warto podpisać umowę z wirtualną asystentką, aby zabezpieczyć interesy obu stron. Umowa powinna zawierać następujące elementy:
– Strony umowy: dane kontaktowe i identyfikacyjne obu stron (przedsiębiorcy i wirtualnej asystentki).
– Przedmiot umowy: określenie zakresu współpracy, zadań i obowiązków wirtualnej asystentki.
– Okres obowiązywania umowy: data rozpoczęcia współpracy, czas trwania umowy (na czas określony lub nieokreślony), okres wypowiedzenia.
– Warunki finansowe: stawka za godzinę lub projekt, sposób rozliczenia, terminy płatności, ewentualne kary umowne.
– Terminy realizacji zadań: określenie, ile czasu wirtualna asystentka ma na wykonanie poszczególnych zadań.
– RODO i przetwarzanie danych osobowych: informacje o przetwarzaniu danych osobowych przez wirtualną asystentkę, zobowiązania związane z ochroną danych.
– Zobowiązania zamawiającego i wykonawcy: określenie obowiązków obu stron, np. dostarczenie niezbędnych informacji, narzędzi czy dostępów.
– Poufność: zobowiązanie do zachowania poufności informacji uzyskanych w trakcie współpracy.
– Reklamacje: sposób zgłaszania i rozpatrywania reklamacji dotyczących wykonywanych usług.
– Prawa autorskie: określenie praw autorskich do opracowywanych materiałów (np. przekazanie praw na rzecz przedsiębiorcy).
– Warunki zmiany stawki: określenie, po jakim czasie i w jakich okolicznościach stawka za usługi może wzrosnąć.
– Niewykorzystany czas: postanowienia dotyczące niewykorzystanego czasu w ramach współpracy.
– Sposób komunikacji: ustalenie preferowanego sposobu komunikacji, np. e-mail, telefon, komunikator.
– Postanowienia końcowe: informacje o ewentualnych zmianach umowy, zastosowanie prawa właściwego, rozstrzyganie sporów.
Podpisanie umowy z wirtualną asystentką to dobry sposób na uregulowanie współpracy. Dzięki temu obie strony wiedzą, czego mogą się spodziewać i na jakich zasadach będzie przebiegała współpraca.
Czy zawsze powinniśmy wybierać osoby, które prowadzą własną działalność gospodarczą?
Nie, istnieje także tzw. działalność nierejestrowana, którą często prowadzą osoby pracujące na etacie, traktując wirtualną asystencję jako sposób na dodatkowy zarobek. W przypadku działalności nierejestrowanej można zarobić nie więcej niż połowę minimalnego wynagrodzenia, co stanowi niewielką sumę. Niektóre osoby decydują się na działalność nierejestrowaną, gdyż nie mają wystarczającej liczby zleceń i klientów, aby przekroczyć dopuszczalny próg.
Nie spotkałam się natomiast nigdy z przypadkiem podpisywania umowy o pracę z wirtualną asystentką, nawet w sytuacji wyłączności. Zwykle współpraca opiera się na fakturach B2B, ponieważ wirtualna asystentka jest traktowana jako przedsiębiorca.
Jakie są zarobki wirtualnej asystentki?
Zarobki wirtualnej asystentki wahają się od kilkuset złotych do nawet 10-15 tysięcy. Jeśli masz jednego klienta na 5 godzin pracy i stawkę 50 złotych na godzinę, zarobisz 250 złotych. Natomiast jeśli na przykład tworzysz strony internetowe, a za zrobienie jednej pobierasz 2 000 złotych, wykonanie 5 stron przyniesie Ci już 10 tysięcy. Generalnie wysokie stawki osiągają specjalistki, które są dobrze zorientowane w różnych systemach, tworzą strony internetowe, pełnią rolę strategów czy social media menedżerów.
W niektórych przypadkach osoby te łączą pracę jako wirtualna asystentka z zarabianiem na produktach cyfrowych. To dobry układ, ponieważ dzięki temu można pracować mniej, a resztę dochodów generuje sklep. Możliwe jest zarabianie dobrych pieniędzy, wydawanie produktów cyfrowych i podnoszenie stawek. Kluczowe jest jednak rozwijanie się i inwestowanie w siebie. Nie osiągniesz sukcesu ani nie będziesz miała wysokich stawek i satysfakcjonujących klientów, jeśli nie będziesz się ciągle uczyć. Warto inwestować pieniądze w siebie, w kursy, mentoringi, aby rozwijać się, wyróżniać na rynku i podejmować nowe wyzwania.
Jak zadbać o kwestie związane z prawami autorskimi, gdy zlecamy pisanie tekstów lub układanie diet?
W mojej umowie znajdował się cały paragraf dotyczący praw autorskich, mówiący, że jeśli w ramach świadczonych usług powstanie utwór, usługodawca przenosi na usługobiorcę autorskie prawa majątkowe do tych utworów, bez jakichkolwiek ograniczeń terytorialnych i czasowych, w zamian za wynagrodzenie. Oznacza to, że jeśli tworzę dla kogoś grafiki lub piszę tekst, zgodnie z zapisem w umowie nie roszczę do nich żadnych praw majątkowych, a klient nie musi mnie oznaczać jako autora postu.
Ile kosztuje usługa wirtualnej asystentki? Czy to jest drogie?
Stawki wirtualnych asystentek wahają się od 40 do 200 zł za godzinę. Wyższe kwoty dotyczą zadań specjalistycznych, które wymagają konkretnej wiedzy. Moim zdaniem, te koszty nie są zbyt wysokie.
Jak delegować obowiązki wirtualnej asystentce?
Delegowanie zadań jest kluczowe. Niewystarczające jest polecenie „zrób to i to” bez podania żadnych wytycznych, ponieważ wirtualna asystentka nie jest w stanie przewidzieć szczegółów, takich jak czcionki, rodzaj grafiki czy platforma do publikacji. Warto przekazać obowiązki precyzyjnie, aby wirtualna asystentka mogła wykonać zadanie od A do Z, nie przeszkadzając przedsiębiorcy. Dzięki wirtualnej asyście, przedsiębiorca ma zaoszczędzić czas, a nie dodatkowo go tracić.
Wielu przedsiębiorców obawia się delegowania zadań, uważając, że będzie to czasochłonne. Na początku, gdy oddajemy komuś fragment naszego biznesu, delegujemy zadania, które przez lata wykonywaliśmy i są dla nas proste, ta osoba może poczuć się zagubiona – musi się wdrożyć i może mieć pytania. Jeśli nie przygotujemy procedur, nie opiszemy oczekiwań, nie udostępnimy dostępów, czcionek, kolorów marki, czy innych niezbędnych materiałów, wirtualna asystentka będzie musiała albo samodzielnie zgłębiać te kwestie, co będzie kosztować czas pracy, za który będziemy musieli zapłacić, albo będzie nas dopytywać.
Gdy byłaś wirtualną asystentką, z jakimi klientami współpracowało Ci się najlepiej, a z jakimi najgorzej?
Zawsze najlepiej układała mi się współpraca z kobietami. Pewnie dlatego właśnie usługi mentoringu, które obecnie prowadzę, kierowane są głównie do przedstawicielek płci żeńskiej. Moją misją jest wspieranie kobiet w pracy online i pokazywanie im, że techniczne aspekty nie są tak trudne, jak mogą się wydawać. Z tego powodu czuję silną więź z kobietami i zawsze wolałam współpracować z nimi.
Oczywiście, współpracowałam również z mężczyznami, a większość tych współprac wspominam dobrze. Niemniej jednak, w moim odczuciu panowie częściej traktują wirtualne asystentki jako podwładne, które mają być na każde zawołanie. Dostarczają mniej konkretów i bywają oschli. W porównaniu z nimi, kobiety wykazują większą skłonność do budowania relacji i chętniej zadają pytania.
Nieudane współprace zazwyczaj wynikały z tego, że przyjmowałam zadania, które nie odpowiadały moim umiejętnościom czy zainteresowaniom, zamiast po prostu odmówić. Najbardziej męczące były dla mnie obowiązki administracyjne, takie jak rozliczanie faktur czy delegacji, których nie cierpię.
Również współpraca ze spółkami, gdzie zarządza dwóch wspólników, nie układała się najlepiej. Praca z jedną osobą pozwala na ustalenie szczegółów i otrzymywanie informacji zwrotnej, dzięki czemu wiadomo, co należy zrobić. W przypadku spółek, jedna osoba często odsyłała mnie do drugiej, przez co pojawiały się nieporozumienia i komunikacja bywała utrudniona.
Jakie cechy powinien mieć idealny partner biznesowy dla wirtualnej asystentki?
Idealny partner biznesowy dla wirtualnej asystentki powinien posiadać jasno określoną wizję i strategię firmy, nie oczekując, że to asystentka będzie za nie odpowiedzialna. Wirtualna asystentka ma służyć jako osoba wykonująca zadania i wspierająca przedsiębiorcę tam, gdzie jest to potrzebne, a nie jako kierownik firmy czy twórca strategii.
Ważne jest, aby partner biznesowy potrafił właściwie delegować obowiązki, co pozwoli zminimalizować konieczność dopytywania się. Ze względu na pracę zdalną, asystentka nie jest w stanie natychmiast uzyskać informacji zwrotnej, dlatego warto stworzyć sprawnie działającą komunikację online.
Dobry partner biznesowy nie powinien traktować wirtualnej asystentki z góry, ale raczej jako równego sobie partnera. Istotne jest zrozumienie, że wirtualna asystentka nie jest „pracownikiem”, ale „partnerem”. Są to często osoby bardzo kompetentne, z dużą wiedzą, zwłaszcza jeśli inwestują we własny rozwój i współpracują z wieloma klientami. Takie doświadczenia pozwalają asystentkom zgłębiać różne rozwiązania i wiedzieć, co komu doradzić. Dzięki temu są w stanie pomóc rozwinąć biznes, jeśli tylko zostaną potraktowane partnersko, bez podważania ich kompetencji.
Dlaczego wirtualnymi asystentkami zostają zazwyczaj kobiety? Czy znasz mężczyzn wykonujących ten zawód?
Sama nazwa „wirtualna asystentka” kojarzy się bardzo kobieco i jest często błędnie utożsamiana ze stacjonarną sekretarką, co sprawia, że wiele kobiet decyduje się na ten zawód. Ludzie początkowo mylnie sądzą, że chodzi o zadania typowo administracyjne, typowe dla pracy w biurze.
Rzeczywiście znam dwóch mężczyzn, którzy pracowali jako wirtualni asystenci. Jeden z nich skupił się na sprawach technicznych, ale ostatecznie zrezygnował z tego zawodu na rzecz innych zajęć. Drugi prowadzi agencję, gdzie jego pracownicy obsługują klientów kompleksowo.
Wirtualna asystentka może być postrzegana jako zawód bardziej kobiecy, a stawki oferowane za tego typu usługi mogą być dla mężczyzn nieatrakcyjne. Jeśli ktoś ma umiejętności, takie jak tworzenie grafik, może zdecydować się na kurs, nazwać się grafikiem i zarabiać znacznie więcej.
Praca wirtualnej asystentki wymaga szerokiej gamy kompetencji technicznych, od tworzenia landing pages, grafik, pisania tekstów, montażu audio i wideo, prowadzenia webinarów, po przygotowywanie e-booków i kursów. W związku z tym, wiele osób decyduje się na specjalizację w konkretnej dziedzinie i zmienia swoje nazewnictwo zawodowe, aby móc żądać wyższych stawek. Przykłady to social media menadżer, strateg marki czy korektor. Zaczynają od pracy jako wirtualna asystentka, a z czasem specjalizują się i zmieniają nazwę swojej roli, aby móc zarabiać więcej.
Czy oferujesz również konsultacje dla osób, które szukają wirtualnej asystentki i chcą dowiedzieć się więcej o umowach oraz aspektach współpracy?
Tak, dla osób, które szukają idealnej wirtualnej asystentki i potrzebują wsparcia w określeniu wszystkich aspektów współpracy oraz w zawarciu właściwej umowy, oferuję konsultacje szkoleniowe. Aby uzyskać więcej informacji, wystarczy napisać do mnie na kontakt@dorotamroczek.pl.
Dorota Mroczek
Mentorka małych biznesów online. Wspieram początkujące wirtualne asystentki, a także małe biznesy online. Jako mentor z technicznym zapleczem przeprowadzę Cię przez proces wydania Twojego pierwszego produktu cyfrowego.
Wywiad przeprowadziła Emilia Kołodziejska
